e-Fatura, Netsis ile kesiliyor; e-Defter, Netsis ile tutuluyor

İş süreçlerinin elektronik ortama taşınmasını destekleyen Netsis, işletmelerine-Fatura (elektronik fatura) ve e-Defter (elektronik defter)’e geçiş süreçlerinde öncü olmaya devam ediyor.

2010’da hem kağıt, hem zaman tasarrufu sağlayan e-fatura uygulamasında Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan entegrasyon izni alan ilk yazılım firması olan Netsis, ardından yürürlüğe giren e-Defter’de de ilkler arasında yer aldı.

Son dönemde 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Maliye Bakanlığı tarafından birçok sektöre e-Defter tutma ve e-Fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu geldi.

Çok daha fazla sayıda mükellefin e-Defter ve e-Fatura uygulaması kullanma zorunluluğu ortaya çıkmasıyla birlikte gerek ürün gerekse versiyon paketlerinde güncellemeye giden Netsis, Entegre, Standard ve Enterprise ürünlerini uygulamalar ile entegre çalışır şekilde güncelledi. Netsis kullanıcıları ayrıca e-LOGO garantisi ile “Enregrasyon” ve “Fatura Saklama” hizmetlerini de Netsis’ten edinebiliyor.

e-Fatura ve e-Defter Uygulamalarında Güncel Düzenlemeler

Zorunluluk Getirilen Mükellef Grupları

e-Fatura (elektronik fatura, efatura), faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin uygulamadır.

14/12/2012 tarihli 28497 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 421 sayılı Vergi Usul Kanunu Tebliği ile bazı mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir.

• • 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olan mükellefler
• • Bu mükelleflerden 2011 yılında alım yapanlardan, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı 25 Milyon TL ve üzeri olanlar (aldıkları malın türüne, fiyatına veya miktarına bakılmaksızın)
• • 4760 sayılı ÖTV Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazozlar, alkollü içecekler, tütün ve mamulleri) imal, inşa veya ithal eden mükellefler
• • Bu mükelleflerden 2011 yılında alım yapanlardan, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olanlar (aldıkları malın türüne, fiyatına veya miktarına bakılmaksızın).

Yukarıda belirtilen kapsama dahil olan ana mükelleflerin listesiwww.gib.gov.tr ve www.efatura.gov.tr sitelerinde yayımlanmaktadır. Söz konusu listelerde yer alan mükelleflerden 2011 yılında mal alan ve yukarıda belirtilen brüt satış hasılatına sahip olan mükelleflerin de zorunluluk kapsamında olacağı unutulmamalıdır.

Geçiş Süreci

Bu mükelleflerin

• • e-Fatura uygulamasına 2013 takvim yılı (en geç 1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurulması)
• • e-Defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı (en geç 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter yazılımı test süreçlerini tamamlamış olmaları)

içinde geçmeleri zorunludur.

Diğer Düzenlemeler

Sisteme kayıtlı mükellefler için, kendi aralarında yapılan alım – satımlarda kağıt fatura seçeneği tamamen kaldırılarak 1 Eylül 2013 tarihinden sonra e-Fatura zorunluluğu getirilmiştir.

Netsis e-Fatura uygulaması

Türkiye çapında sayısı 40 bini aşan müşterisinin uygulamalardan en kolay ve kapsamlı şekilde yararlanmasına destek olmak için çalışan Netsis, 1 Eylül 2013’ten itibaren, 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip ve 4760 sayılı ÖTV Kanununa III. sayılı listedeki malları (kolalı gazozlar, alkollü içecekler, tütün ve mamulleri) imal, inşa veya ithal eden mükellefler için zorunlu hale gelecek e-Fatura uygulamasında da kullanıcılarına özel çözüm seçenekleri hazırladı.

GİB’e başvurarak e-fatura onayını almış ve sisteme tanımlanmış mükellefler; kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip, elektronik belge olarak düzenledikleri eFaturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile GİB’e iletebilecekleri e-Fatura modülünde ise e-Fatura alım/gönderim işlemlerinde kullanıcılara iki farklı seçenek sunuluyor.

1. Seçenek Netsis e-Fatura modülü üzerinde XBRL – TR e-fatura dosyasına dönüştürülen gelen/giden faturaları GİB sunucusuna manuel olarak yüklemek. (Aylık 5000 adet ile sınırlıdır.)

2. Seçenek GİB entegrasyonu ile Netsis e-Fatura modülü üzerinde gerçekleşen gelen giden e-Faturaları GİB sunucusuna online olarak yükleme imkanı.

Netsis Uygulama Modülleri;

E-Fatura GİB dosya aktarım modülü
E-Fatura GİB online entegrasyon modülü
E-Fatura Netsis Enterprise bağlantı modülü (API)
E-Defter Netsis Enterprise bağlantı modülü (API)

e-Fatura Uygulaması

e-Fatura Uygulaması Nedir?

e-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.

e-Fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri aşağıda belirtilen iki şekilde yapılabilmektedir.

• • Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla. Bu uygulamada faturalar, Netsis tarafından GİB’in istediği standartta UBL-TR formatına çevirilerek mühürlenir ya da imzalanır. Netsis’in sağladığı e-fatura (efatura) arayüzü üzerinden GİB’e gönderilir ve alınır. Aynı arayüz üzerinden arşivleme ve raporlama yapılabilir.
• •Temel faturalama işlemleri için genel kullanımı sağlamak amacı ile oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla istenirse faturalar elle portala kaydedilebileceği gibi, Netsis tarafından GİB’in istediği elektronik formata dönüştürülüp portala yüklenebilir. (Aylık 5000 adet fatura ile sınırlıdır)

e-Fatura Uygulaması Nasıl Çalışır?

E-Fatura sisteminde,

• •Sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir,
• • Sadece sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alınabilir.

Gönderilen e-Faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nca kontrol edilerek alıcıya iletilmekte ve aynı zamanda merkezi veri tabanlarında muhafaza edilmektedir.

Gönderici Birim,

• •e-Faturayı oluşturmaya imkân verir/oluşturur, elektronik olarak imzalar veya mali mühür ile onaylar, saklar, merkeze iletir.
• •Merkez’den gelen uygulama yanıtını ve sistem yanıtını alır, işler, elektronik imza veya mali mühür doğrulaması yapar, saklar

Posta Kutusu birimi,

• •Merkez üzerinden gelen elektronik faturayı ve sistem yanıtını alır, elektronik imza veya mali mühür doğrulaması yapar, fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler, işler, saklar
• •Uygulama yanıtını ve sistem yanıtını; oluşturmaya imkân verir/oluşturur, elektronik olarak imzalar veya mali mühür ile onaylar, saklar, merkeze iletir.

Satış faturaları için Netsis e-fatura oluşturma adımları

• •UBL-TR standardında XML oluşturulur, eksik bilgi kontrolu yapılır
• •Mali mühür sertifikası ile onaylanır, sertifika geçerlilik kontrolü yapılır
• •E-fatura belgesi sistemde saklanır
• •E-faturalar SBDH (Standard Business Document Header) standardında zarflanır, eksik bilgi kontrolü yapılır
• •Zarflar sistemde saklanır

Yukarıdaki adımlar online entegrasyon ve dosya aktarım modülleri için aynıdır. Zarfların GİB’e gönderimi Netsis online entegrasyon sistemi kullanımında web servis aracılığıyla otomatik yapılır ve merkezden gelen belge gönderimlerine ilişkin statüler otomatik güncellenir. Dosya aktarım modülünde ise, zarflar kullanıcı tarafından GİB’in portalına yüklenmeli, gönderimler sonucunda portalda oluşan statüler ise Netsis e-fatura arayüzünde manuel güncellenmelidir.

Alış Faturaları

Online entegrasyon sisteminde,

• •Netsis e-fatura arayüzüne UBL-TR standardında XML belge olarak gelir.
• •Eksik bilgi ve mali mühür sertifika geçerlilik kontrolleri yapılır ve belge saklanır
• •Bundan sonra belge red ya da kabul edilmeli, kabul edilen belgeler ERP sistemine işlenmelidir.
• •Bu işlemler Netflow iş akış sistemi üzerinden yapılabilecektir. Belge kayıt edilmeden öncesinde red veya kabul edilebilir
• •Kabul edildiği durumda tedarikçi ve kalem bilgileri tamamlanarak Netsis ERP sistemine otomatik kayıt edilmesi mümkündür

Dosya aktarım modülünde,

• •E-fatura belgesi GİB portalına gelir
• •Portal üzerinde red veya kabul işlemi yapılabilir
• •Kabul edildiği durumda Netsis ERP sistemine elle kayıt edilir.

Bağlantı modülü

• •Bu modül ile Netsis ERP paketi kullanmayan mükellefler için Netsis efatura ve edefter fonksiyonlarının kullanımı sağlanmaktadır.

e-Fatura Başvuru Süreci

Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler için başvuru süreci,

• •http://www.efatura.gov.tr adresinde kullanıcı hesabı yaratma
• •Bu adreste bulunan gerekli bilgi ve belgelerin tamamlanarak Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmesi
• •Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonucunda uygun bulunanların
  • •Gerçek kişiler için kullanıcı hesaplarının aktive edilmesi,
  • •Tüzel kişiler için mali mühür işlemlerine yönlendirme
• •Mali Mühürlerin temini, kullanıcı hesaplarının aktive edilmesi
• •e-Fatura Uygulamasını Entegrasyon aracılığı ile kulanmak isteyen mükellefler için, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunulması.

Netsis e-Defter uygulaması

e-Defter Uygulaması Nedir?

Başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin e-Defter kapsamında tutulması öngörülmüştür.

e-Defter uygulamak isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır (Netsis olarak Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı e-Defter uygulamamızı sağlamaktayız).

e-Defter Uygulaması Nasıl Çalışır?

• • E-Defter dosyaları belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
• • Oluşturulan e-Defter dosyası mühürlenir (tüzel kişiler) ya da imzalanır (gerçek kişiler). (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-Defter beratının alınması zorunludur.)
• • Mühürlenen ya da imzalanan e-Defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur.
• • Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır ve paketlenir.
• • Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
• • Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.
• • Erişime açılan e-Defter beratı ile imzalı veya mühürlü e-Defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.

e-Defter Başvuru Süreci

• • Gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik sertifika (e-imza) temin edilmesi,
• • Tüzel kişi mükellefler için elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin edilmesi,
• • Uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanılması,
• • www.edefter.gov.tr adresinde bulunan bilgi ve belgelerin tamamlanarak Gelir İdaresi Başkanlığına iletilmesi.

Neden Netsis e-Defter?

• • Standart raporlar
• • Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinlik
• • Uzaktan erişim/denetim kolaylığı
• • İç denetim ve hesap verebilirlik
• • e-Kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınması
• • • Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği
• • Hızlı ve uzaktan erişim imkanı
• • e-Denetim için uygun altyapıyı oluşturmak
• • Uluslararası ve uzaktan denetimin kapısını aralamak
• • Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu
• • Arşivleme tasarrufu
• • İşgücü ve zaman tasarrufu
• • Onay maliyetlerinde azalma

e-İrsaliye, veri format ve standardı GİB tarafından belirlenen, 213 sayılı VUK gereği bir irsaliyede yer alması gereken bilgileri barındıran, satıcı ve alıcı arasında ki iletimin merkezi bir platform olarak e-Fatura’ da olduğu gibi GİB üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir. e-İrsaliye yeni bir belge türü olmayıp, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahip olacaktır.

Veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, 213 Sayılı VUK gereği bir irsaliyede yer alması gereken bilgileri barındıran, satıcı ve alıcı arasındaki iletimi merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.

e-İrsaliye yeni bir belge türü olmayıp, kağıt irsaliye ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

e-İrsaliye Özellikleri

• • e-İrsaliye, e-Fatura uygulamasında olduğu gibi kapalı devre bir sistemdir.
• • Bu kapsamda yalnızca uygulamaya dahil olan kullanıcılar birbirlerine elektronik ortamda irsaliye düzenleyebilir.
• • Uygulamanın; GİB tarafından, zorunluluk esası olmadan, isteğe bağlı olarak 1 Temmuz 2017 tarihinde hayata geçmesi planlanmaktadır.

e-İrsaliye’nin Güvenliği

• • e-İrsaliye tıpkı e-Fatura gibi kapalı, güvenli bir ağ yapıcı (GİB Sistemi) içerisinde ve uygulamaya kayıtlı kullanıcılar arasında iletilmektedir.
• • İrsaliye düzenleyenin kimliği ve irsaliyenin değişmezliği tüzel kişi mükelleflerde mali mühürle, gerçek kişi mükelleflerde mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile sağlanmaktadır.

UBL Standardı

• • e-İrsaliye UBL tabanlı bir uygulamadır.
• • UBL 2.1 standardında irsaliye için, gerekli olan Despatch Advice (malların sevk edilmesi sırasında kullanılan belgeler) ve Receipt Advice(sevk irsaliyesinin alıcı tarafından teslim alındığını gösteren belge)belgeleri kullanılmaktadır.

Receipt Advice

• •Receipt Advice belgesiyle alıcılar, malı teslim aldıklarında satıcıya GİB Sistemi üzerinden dönüş yapabilir.
• •Söz konusu belge ile, malın tamamı kabul edilebilir ya da reddedilebilir.
• •Uygulamada karşılaşılan kısmi kabul edilebilir ya da hatadan kaynaklanan teslimat işlemlerindeki aksaklıklar bu şekilde satıcıya iletilebilir.
• • e-İrsaliye kapsamında öncelikle hedef sevk irsaliyesi olmakla birlikte e-İrsaliye belgesinde ayrıca, malı taşıyan aracın plaka bilgisi ile şoförün TCKN bilgisi de yer almaktadır.
• • Proje ile piyasada vergi mevzuatı gereği kullanılmakta olan sevk irsaliyesi, elektronik ortama taşınmakta olup, belge saklama ve belge basımı için yapılan harcamalardan büyük ölçüde tasarruf sağlanmaktadır.